11+ astuces simples pour une gestion efficace de vos e-mails

Combien de temps passez-vous chaque jour à gérer vos e-mails ? Une heure ? 30 minutes ? Quelques heures ? Peut-être même une demi-journée ?

Bien que l'e-mail soit destiné à faciliter la communication, il devient parfois un outil contre-productif parce que nous passons tellement de temps à gérer nos e-mails ! Par exemple, pensez à ces cas :

• Vous arrive-t-il de cliquer sur votre boîte de réception, alors que vous venez de la consulter il y a seulement 5 minutes ?

• Passez-vous beaucoup de temps à gérer vos e-mails chaque jour, par exemple en recherchant les messages passés, en triant, en organisant et en supprimant les anciens messages ?

• Faites-vous souvent de vos e-mails votre première priorité plutôt que d'accomplir des tâches concrètes ?

• Y a-t-il des jours où vous passez plus de temps dans votre boîte de réception qu'à faire du bon travail ?

En fin de compte, l'e-mail n'est qu'un outil qui vous permet d'accomplir vos tâches.

Ci-dessous 11 astuces pour améliorer la gestion de vos e-mails :

1. Traiter votre inbox une fois par jour

Même si je consulte mon courrier plusieurs fois par jour pour être au courant, je ne le traite pas tout de suite. Je ne le fais qu'une fois par jour, soit en début de journée, soit le soir, sauf bien sûr si un message requiert mon attention.

Réservez un créneau quotidien pour traiter vos e-mails. Si vous n'avez pas fini dans le temps imparti, continuez le jour suivant. Donnez la priorité aux plus importants et laissez tomber les autres. (Voir n° 2).

Si vous occupez un poste de travail où vous recevez beaucoup d'e-mails urgents, vous pouvez tout de même mettre cela en pratique. Il ne s'agit pas de laisser l'e-mail envahir votre vie. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un outil pour vous aider à faire votre travail et non du travail lui-même.

2. Donner la priorité à 20% des e-mails ; différer les 80%

Tous les e-mails ne sont pas identiques. J'aime la règle des 80/20 car elle s'applique à tous les domaines de notre vie. Y compris les e-mails. La règle des 80/20 est l'idée que 20% des actions sont responsables de 80% des résultats dans une situation donnée. Par conséquent, pour être efficace, nous devons nous concentrer sur 20 % des actions qui mènent à 80 % des résultats. De même, nous devons nous concentrer sur 20 % d'e-mails à forte valeur ajoutée qui produisent un maximum de résultats. Nous avons tous des priorités différentes, c'est donc à vous de définir les sujets qui font partie de vos 20% !

Pour mes 20% d'e-mails, je leur accorde une priorité importante. En général, j'y réponds immédiatement (surtout s'ils répondent à la règle de la minute énoncée au point 9) ; sinon, j'y réponds dans un délai de 1 à 3 jours. Pour les 80% d'e-mails restants, je mets plus de temps à répondre, parfois même je ne réponds pas (voir point 4).

3. Avoir un dossier « Répondre avant XX »

Classer les courriels auxquels vous devez répondre dans un dossier « Répondre avant XX », où XX est un jour de la semaine. Réservez 2 ou 3 jours par semaine pour répondre aux e-mails. Ainsi, vous n'êtes pas obligé de répondre immédiatement dès que vous recevez le courrier. Lisez-le, reconnaissez-le mentalement et réfléchissez-y jusqu'à ce qu'il soit temps de répondre (en moyenne 3 à 8 jours après réception du courrier).

4. Comprendre que tous vos e-mails n'ont pas besoin de réponse

Malgré ce que vous pensez, vous n'êtes pas obligé de répondre à tous les e-mails. Parfois, l'absence de réponse après un certain temps peut aussi être considérée comme une réponse en soi.

Si vous recevez un grand nombre d'e-mails, vous pourriez être tenté de répondre à chaque e-mail qui vous parvient. Cela ne vous apportera rien. Vous passerez tout votre temps à répondre à des messages et, à la fin de la journée, vous serez épuisé, incapable de faire un vrai travail. Il est intéressant de noter que la quasi-totalité du courrier auquel vous répondez ne reçoit jamais de réponse en retour (pas même un accusé de réception ou un remerciement).

Ne vous stressez pas trop pour répondre à chaque e-mail. Répondez si cela peut vous aider, mais si le coût de la réponse ne dépasse pas les avantages, alors il n'est peut-être pas utile de s'en préoccuper.

5. Créer des modèles de réponses

Si vous regardez dans votre dossier d'envoi, vous trouverez probablement une tendance dans les choses auxquelles vous répondez. J'utilise des modèles que j'ai rédigés à l'avance et que j'utilise souvent dans mes réponses. Lorsque je réponds, je les personnalise en fonction des besoins de l'e-mail d'origine. Cela me permet de gagner énormément de temps, alors qu'auparavant, je devais taper mes e-mails depuis la case départ.

6. Ne lire que les e-mails pertinents

Je suis abonné à plusieurs bulletins d'information, notamment sur le blogging et les affaires, mais je ne lis pas tous les e-mails qu'ils envoient. Je ne les supprime pas non plus, car je sais qu'ils contiennent des informations précieuses. Au lieu de cela, je configure mon compte de messagerie pour qu'il les archive automatiquement dans différentes étiquettes (dossiers). Les messages du blog sont archivés dans le dossier blog, les messages professionnels sont archivés dans leur propre dossier, etc. À l'heure actuelle, j'ai environ 30 dossiers. Je ne les lis que lorsque je veux obtenir plus d'informations sur le sujet.

Vous n'avez pas besoin de lire tous les courriers qui vous parviennent. Choisissez et sélectionnez ce qui est pertinent pour vous.

7. Structurer vos e-mails en catégories

Les dossiers (ou étiquettes, si vous utilisez gmail) sont là pour vous aider à organiser vos e-mails.

Tout d'abord, utilisez un système de dénomination adapté à ce que vous faites. Si vos principales priorités sont, disons, (1) l'écriture d'un livre et (2) la santé, nommez vos dossiers en conséquence.

Deuxièmement, utilisez une structure hiérarchique. Les dossiers de premier niveau sont pour les grandes catégories, et les dossiers de deuxième niveau sont pour les sous-catégories, et ainsi de suite. Par exemple, j'ai « Admin  » comme dossier de premier niveau, et « Back-Up  », « Comptabilité », « Comptes  », etc. comme dossiers de deuxième niveau. Si nécessaire, j'ai des dossiers de troisième niveau pour les segmenter davantage. Gmail dispose d'un module complémentaire qui vous permet d'utiliser des étiquettes (sous-étiquettes) de différents niveaux.

L'utilisation de filtres (point 8) pour organiser automatiquement le courrier dans des dossiers peut faire des merveilles.

8. Utiliser des filtres

Les filtres sont des outils qui vous aident à trier vos e-mails automatiquement lorsqu'ils arrivent dans votre boîte de réception. Deux éléments de base sont nécessaires pour un filtre : (1) le terme à rechercher (2) l'action à appliquer si le terme correspond.

À l'heure actuelle, mon compte comporte environ 20 filtres différents configurés pour différentes adresses e-mail, différents titres d'objet, différents corps de texte, etc. En fonction du filtre utilisé, le courrier est automatiquement trié dans un dossier respectif ou archivé. Cela minimise le nombre d'actions administratives que je dois effectuer.

9. Appliquer la règle d'une minute pour répondre

S'il vous faut moins d'une minute pour répondre, faites-le immédiatement et archivez le message. Ne le laissez pas traîner dans votre boîte de réception pendant des lustres. Cela vous demandera encore plus d'efforts de le laisser traîner dans votre esprit et de vous rappeler constamment que vous devez y répondre. Veillez à respecter le délai d'une minute pour répondre, afin que cela ne prenne pas plus de temps que nécessaire. Cela m'aide à traiter de gros volumes de courrier en peu de temps.

10. Limiter le temps que vous passez dans votre boîte de réception

Au-delà de la règle de la minute, limitez le temps total que vous passez dans votre boîte de réception. La prochaine fois que vous consulterez votre courrier, chronométrez-vous. Voyez combien de temps il vous faut pour traiter, lire, répondre et trier votre courrier. Demandez-vous ensuite quelle part de ce temps est bien employée. Il y a de fortes chances que la plupart de ce temps n'ait servi à rien.

Parfois, vous recevrez des e-mails d'une longueur alarmante. Pour ces e-mails, parcourez-les, voyez s'il y a quelque chose de pertinent pour vous, puis traitez-les en conséquence. Répondez si nécessaire (et utilisez la règle de la minute) ; archivez-les si vous ne prévoyez pas d'y répondre. Si vous avez l'intention de répondre, ne vous sentez pas obligé de renvoyer un texte long simplement parce que la personne a écrit un long message. La dernière chose que vous voulez, c'est un échange d'essais par e-mail, qui vous fera tomber par inadvertance dans un trou noir d'e-mails. Connectez-vous à votre boîte de réception, faites ce que vous avez à faire et sortez immédiatement après.

11. Se désabonner (impitoyablement) de ce que vous ne lisez pas

Au cours de vos navigations sur le web, vous vous inscrivez probablement, de manière impulsive, à un certain nombre de bulletins d'information et de flux, dont vous vous désintéressez par la suite. Si vous supprimez régulièrement les messages de vos abonnements, c'est le signe que vous devriez vous désabonner immédiatement.

Mais si ces conseils vous paraissent demander trop de temps et d'énergie pour être mis en place, pensez au plus « simple » des conseils : déléguez la gestion de vos e-mails à une assistante indépendante comme SIA, qui saura exactement quoi et comment faire, vous faisant ainsi gagner un temps (et un argent) précieux ! Contactez-moi dès aujourd'hui !

Pour en savoir plus, n'hésitez pas à consulter mon article Comment déléguer vos e-mails à une assistante indépendante.

Article original : https://www.lifehack.org/articles/productivity/11-simple-tips-effective-email-management.html, Lifehack