13 compétences et qualités d’une assistante indépendante/virtuelle

Aucun dirigeant ne peut s’acquitter seul de toutes ses responsabilités. Ce n’est pas seulement que le volume de travail est trop important pour une seule personne ; c’est aussi le fait qu’une partie de votre travail ne relève probablement pas de vos compétences ou n’est qu’une perte de votre temps précieux – c’est particulièrement le cas pour le travail administratif.

La plupart des cadres résolvent ce problème en embauchant une assistante ou, dans mon cas, une assistante indépendante/virtuelle. Les compétences et qualités listés ci-après sont essentielles pour toute assistante à qui l'on veut confier des tâches importantes !

Cependant, pour que l’investissement en vaille la peine, il est crucial de choisir quelqu’un qui est capable d’effectuer un large éventail de tâches et qui peut suivre votre rythme.

Tout d’abord, que fait une assistante ?

Cela dépend souvent de la personne avec qui l’assistante travaille, car il n’y a pas deux cadres qui ont les mêmes besoins. Quelle que soit la personne pour laquelle ils travaillent, cependant, les assistantes fournissent un soutien administratif de haut niveau et d’autres types de soutien. Cela peut inclure la communication avec les clients, la réalisation de recherches, les services de réceptionniste et même l’exécution de courses personnelles.

Pour exercer ses fonctions, une assistante doit posséder un certain nombre de compétences et de qualités cruciales.

Compétences en communication

En haut de la liste se trouvent les compétences en communication. Une assistante doit être capable de communiquer avec des collègues, des subordonnés, des clients, des fournisseurs et toute autre personne en contact avec le cadre. Cela comprend à la fois la communication écrite et orale. L’assistante doit être en mesure de transmettre un message en termes clairs et concis pour éviter les malentendus, représenter le cadre de manière professionnelle et maintenir de bonnes relations avec d’autres professionnels.

Une grande partie du travail pour de nombreuses assistantes est dans la rédaction de lettres et de mémos. Même si l’assistante n’écrit que des brouillons, la copie doit avoir une excellente orthographe, grammaire et ponctuation pour minimiser la quantité de travail restant pour l’exécutif.

En ce qui concerne la communication orale, l’assistante doit être à la fois confiante à l’expression orale et d’une grande écoute - en particulier lorsqu’elle entend les préoccupations ou les plaintes des clients.

Intelligence émotionnelle

La clé d’une bonne communication – en plus du succès dans de nombreux autres aspects du rôle – est l’intelligence émotionnelle. Une assistante qui a une bonne intelligence émotionnelle sait comment les autres se sentent en prêtant attention aux indices non verbaux. L’assistant utilise ces informations pour personnaliser un message de manière appropriée.

Compétences organisationnelles

A moins d’avoir d’excellentes compétences organisationnelles, il est difficile pour les assistantes de rester sur la bonne voie. Les assistantes doivent gérer deux calendriers : le leur et celui de leur exécutif. Ceux-ci doivent être synchronisés, exempts de doubles réservations et (dans le cas du calendrier de l’exécutif) prendre en compte les engagements personnels et les préférences.

Une assistante doit également être en mesure de décider des priorités et de déplacer les éléments dès que quelque chose de nouveau se présente. Un système personnalisé et un espace de travail bien rangé (physique et numérique) sont de bons signes qu’une assistante est bien organisée. Un drapeau rouge majeur, cependant, est une assistante qui prétend être multitâche. Presque personne ne peut effectuer plusieurs tâches à la fois, et tout assistante qui essaie échouera probablement, ce qui entraînera un travail de mauvaise qualité, des erreurs et une productivité inférieure.

Compétences en gestion du temps

Les compétences organisationnelles ne sont utiles que lorsque les assistantes savent également comment gérer leur temps. Votre assistante doit être consciente du temps que chaque tâche nécessite et apprendre rapidement à s’adapter si votre style de travail est différent de ce à quoi elle est habituée. En outre, les assistantes doivent être disciplinés pour respecter leurs horaires, ce qui signifie savoir comment éviter de devenir la proie de distractions et de procrastinations.

Discrétion

Cela ne vaut la peine d’avoir une assistante que si vous trouvez celle en qui vous pouvez avoir confiance avec des questions confidentielles. La discrétion est quelque chose que les assistantes expérimentées devraient avoir perfectionné au fil des ans. Elles savent avec qui il est approprié de partager des informations et quand demander le feu vert à leur employeur. Une assistante qui participe à des commérages sur son lieu de travail ou qui fait preuve d’autre chose que le plus grand professionnalisme est susceptible d’être indiscrète.

Compétences techniques

Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, il est impossible de ne pas être technophile - et cela vaut même pour les industries traditionnels. Au minimum, votre assistante doit être capable d'utiliser les principaux outils et logiciels pour la gestion de projets, la communication sur le lieu de travail, la planification d'événements et le stockage des coordonnées. Si vous devez utiliser un logiciel avec lequel l'assistant n'est pas encore familiarisé, votre assistante doit être capable d'apprendre rapidement à utiliser l'outil.

Passion pour l’apprentissage

Idéalement, votre assistante devrait être passionnée par l’apprentissage de bien plus que la technologie. Un engagement à acquérir de nouvelles compétences et à revoir les compétences actuelles permettra à votre assistante de suivre vos besoins changeants et de vous soutenir à long terme.

Positivité

Vous aurez une bien meilleure expérience si votre assistante dégage une énergie positive. C’est important parce que la positivité aura un effet non seulement sur vous, mais sur tout le monde autour. D’autres professionnels se sentiront les bienvenus et optimistes, ce qui les rendra plus susceptibles d’être créatifs, productifs et innovants.

Les assistantes sont en mesure de maintenir leur positivité même lorsque les temps sont durs. Ceci est essentiel car le travail en tant que cadre peut souvent être stressant, même lorsque vous avez le meilleur soutien. Les assistantes qui gardent leur sang-froid peuvent faire une énorme différence lorsqu’il y a de graves problèmes à résoudre ou des délais serrés à respecter.

Diplomatie

Les meilleures assistantes ne se contentent pas de vous aider à traverser les moments difficiles : ils jouent un rôle actif dans la gestion de vos problèmes. Ce sont des négociatrices exceptionnelles et savent comment faire face aux situations les plus difficiles de manière diplomatique pour que tout le monde soit heureux. Plus important encore, elles utilisent leurs compétences en négociation pour aider leurs dirigeants à obtenir ce qu’ils dont ils ont besoin.

Compétences en travail d’équipe

Vous avez besoin d’une assistante capable de collaborer avec vous et d’autres personnes de votre entreprise sur une variété de tâches. Cela nécessite de grandes compétences en travail d’équipe, y compris des connaissances sur la façon de coordonner différentes personnalités et les compétences pour voir les résultats lorsque vous travaillez avec de nouvelles personnes.

Initiative

De même, vous avez besoin d’une assistante capable de travailler seule sans beaucoup de conseils. Si votre assistante pose des questions tout le temps, vous n’en ferez presque pas plus qu’avant.

Pensée critique

Que vous travailliez en équipe ou seul, votre assistante doit démontrer d’excellentes compétences en pensée critique. Cela pourrait signifier anticiper un problème avant qu’il ne se produise et prendre des mesures pour prévenir les problèmes. Une assistante doit être flexible et capable de trouver des solutions créatives. Les meilleures assistantes sont capables de penser rapidement pour faire face à tous les problèmes qui surgissent et ont les compétences nécessaires pour développer des stratégies pour exécuter des projets à long terme.

Compétences en réseautage

Bien que votre assistante effectue principalement des tâches de routine, il y aura toujours des surprises. Par exemple, vous devrez peut-être entrer en contact avec quelqu’un d’une autre organisation, obtenir des billets pour un événement exclusif, être l'une des premières personnes à essayer un nouveau service ou faire quelque chose qui n'est pas facilement accessible au grand public. Pour cela, votre assistante doit savoir se servir des réseaux sociaux et de son propre réseau.

Gardez à l'esprit que la simple ouverture de comptes sur de nombreuses plateformes de médias sociaux et de sites web ne suffit jamais. Votre assistante doit être active - en établissant des connexions et en développant des relations au point de pouvoir demander des faveurs et recevoir des recommandations. Cela demande du temps, des efforts et, surtout, des compétences.

Une Assistante « à distance »

Dans le passé, les assistantes travaillaient également avec leur employeur au bureau. Avec plus de personnes travaillant à domicile, il est devenu populaire d'embaucher une assistante à distance (indépendante/virtuelle). Les avantages de ceci incluent que l'assistante peut travailler un horaire flexible, il n'est pas nécessaire de fournir un espace de bureau pour votre assistant ce qui peut fortement diminuer les coûts.

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