6 points essentiels de gestion de calendriers...
.. (économiser des heures de travail chaque jour !)
Êtes-vous maître de votre propre agenda ? Si, comme pour bon nombre de gens. ce n’est pas le cas, alors continuez la lecture !
Vous trimez sur ces tâches qui vous semblent difficiles, subalternes ou monotones, vous vous acharnez, puis vous vous acharnez encore, sans faire d’effort particulier pour une chose qui pourrait faire ou défaire votre succès – une gestion efficace de votre temps, par une organisation performante de votre calendrier.
Si vous êtes cadre, consultant ou chef d'entreprise, vous savez que le rapport entre vos tâches et votre temps est crucial.
Bien que la pandémie ait fait passer les réunions et/ou conférences en « présentiel » à des configurations virtuelles, cela n’a en rien réduit leur nombre ! En fait, comme il est possible d’y assister depuis n’importe où dans le monde, leur nombre n’a fait qu’augmenter.
Mais comment équilibrer et rationaliser votre travail sans nuire à votre productivité et à votre santé ?
C’est exactement là que la « gestion de calendrier » entre en jeu.
Voici six étapes pour vous permettre de tirer le meilleur parti de votre journée grâce à cette gestion de calendrier.
Qu’est-ce que la gestion de calendrier ?
En fait, la gestion de calendrier est une compétence cognitive que relativement peu de personnes maîtrisent réellement. Elle consiste à appliquer la gestion des priorités et la gestion du temps pour optimiser votre calendrier. Il s'agit de comprendre où votre temps est le mieux employé, puis à planifier votre calendrier en conséquence.
Vous connaissez probablement déjà les tâches que votre travail implique, que vous soyez un consultant, un chef d’entreprise, un cadre, un spécialiste du marketing, un médecin, un avocat ou même un particulier. Vous utilisez peut-être déjà Outlook ou Google Calendar pour suivre vos rendez-vous.
Mais si vous vous contentez d’accepter n’importe quelle tâche ou réunion qui vous est proposée et de la programmer au hasard quelque part dans la semaine, vous perdez probablement des heures chaque jour.
Souvent gérée par une assistante (c'est d'ailleurs l’un des services proposés par SIA), la gestion de calendrier est un processus de planification des tâches, qu’il s’agisse d’appels téléphoniques, de la planification d’une réunion ou de toute autre tâche importante. Après tout, vous voulez travailler de façon intelligente et non pas davantage, n’est-ce pas ?
Mais la gestion de calendrier n’est pas si facile.
C’est là que l'apprentissage de ces 6 compétences clés peut vous être précieux.
1. Choisir votre outil de gestion de calendrier : un agenda physique ou une application ?
Il est essentiel de choisir un agenda qui vous convienne parfaitement.
Un carnet avec plein de Post-it® peut convenir à certains, tandis que d’autres ont un penchant pour une application de calendrier numérique !
Bien que le côté tactile d’un calendrier ou d’un agenda physique soit assez simple, elle a un prix. Il est plus facile d’oublier et de négliger ce que vous avez griffonné dans votre agenda physique.
D’un autre côté, une application de calendrier numérique vous permet de :
Définir des rappels pour des tâches spécifiques
Mettre à jour, supprimer ou modifier des tâches
Accédez facilement aux données de votre organisation
Gagnez beaucoup de temps !
Grâce aux smartphones et à la technologie, ils sont également très faciles à transporter ! Cela ne veut pas dire que les outils physiques pour organiser votre travail (carnets, agendas, etc.) ne sont pas du tout utiles.
Car, soyons francs, qu’il soit physique ou numérique, l’objectif de l’outil d’organisation est de vous aider à gérer efficacement votre temps. Ce que vous choisissez dépend de ce avec quoi vous êtes le plus à l’aise.
C’est juste que la faisabilité des outils d’organisation physiques au 21e siècle n’a rien à envier au charme et à l’aspect pratique de leurs équivalents numériques.
2. Utiliser la matrice d’Eisenhower pour gérer les priorités du calendrier
Il ne suffit pas de choisir un outil d’organisation, il faut aussi établir des priorités.
La première étape de la hiérarchisation de votre travail consiste à décomposer et à analyser l’importance de chaque tâche.
Pour simplifier cette tâche, envisagez d’utiliser la « matrice d'Eisenhower ». Utilisée comme gestionnaire de priorités, elle permet de construire un calendrier de gestion des priorités :
Maintenant que les priorités de vos tâches sont fixées, vous pouvez commencer à les organiser pour plus d'efficacité.
3. Regrouper vos tâches
Le regroupement des tâches consiste à regrouper les tâches similaires pour gagner du temps et de l’énergie.
En regroupant des tâches similaires, vous pouvez vous concentrer sur un seul type de travail pendant un certain temps, au lieu de le répartir tout au long de la journée et de le faire au hasard.
Avantages
Élimination des distractions
Réduction du stress
Amélioration de la concentration
Économise du temps et des efforts
Essayez d’utiliser cette technique en même temps que ses deux cousins éloignés - le blocage du temps et la mise en bloc du temps. Combinez les trois et vous obtenez un système infaillible d’amélioration de la productivité.
4. Blocs du calendrier
Commencez par diviser votre journée sous forme de blocs. Chaque bloc représente une tâche particulière ou un groupe de tâches qui doivent être accomplies. Ce processus est également appelé gestion du temps par blocage du calendrier.
Par exemple, un bloc peut être attribué à vos réunions !
Chaque ligne blanche entre les tâches est une période de transition. Avec l’aide du blocage du temps, vous pouvez encore les réduire.
Avantages
Repensez aux résultats de la semaine précédente pour évaluer et mieux planifier la semaine à venir.
Assurez-vous également de disposer de suffisamment de temps pour vous détendre et vous relaxer. Un esprit sain est essentiel pour se donner à fond dans tout ce que l’on entreprend dans la vie.
5. La gestion du temps avec la case-temps (Time Boxing)
Bien qu’il ressemble aux blocs du calendrier, le concept derrière la case-temps est légèrement différent.
Les blocs du calendrier signifient que vous réservez un bloc de temps pour effectuer un ensemble de tâches très spécifiques. Pendant ce bloc de temps (ou cette période), vous n’effectuez aucune autre tâche.
Votre objectif est de terminer cet ensemble de tâches dans ce bloc de temps uniquement. Alors que dans le « time boxing », vous allouez un temps fixe à une tâche planifiée. Une fois le temps écoulé, vous arrêtez de travailler sur cette tâche.
Avantages
Fixe des délais pour vos tâches
Permet d’éviter la procrastination
Aide à livrer le travail à temps
Assure que la même priorité est accordée à chaque tâche
6. « Soyez clair, soyez à jour et soyez créatif ! » - David Allen.
Comme le dit très justement le livre de David Allen « Getting Things Done », faire une analyse des résultats de notre planification permet de l'optimiser.
Pour ce faire, suivez les trois étapes suivantes :
ÉTAPE 1 : Soyez clair
Passez en revue le calendrier de la semaine écoulée et regardez si quelque chose a été oublié ou doit être revu. Cela vous donnera une idée de « ce qu’il faut faire ensuite ».
ÉTAPE 2 : Soyez à jour
Analysez les tâches à venir et préparez-les à l’avance. Cela vous aidera à rester à jour et proactif. Vous saurez ainsi « comment faire ».
ÉTAPE 3 : Soyez créatif
Si elles sont bien appliquées, la gestion du temps et la gestion du calendrier favoriseront votre créativité, et non la freineront. Si vous ne gérez pas bien votre temps, vous vous retrouverez occupé par les tâches urgentes, qu’elles soient importantes ou non.
Suivez ces processus jusqu’à obtenir une version hautement optimisée de votre calendrier.
Vous pouvez aussi me déléguer la gestion de votre calendrier. Contactez-moi pour en discuter !
Adapté/traduit de cet article
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