Comment déléguer vos e-mails à une assistante indépendante ?

Une assistante indépendante peut réduire la charge de la gestion des e-mails d’une manière que les systèmes automatisés ne peuvent pas ! Elle peut faire le tri de vos e-mails entrants ou même répondre à certains messages.

La configuration la plus efficace combine l’assistance humaine à un ensemble de règles et de filtres de messagerie, de sorte que votre assistante indépendante ne perde pas de temps à supprimer les messages indésirables ou à classer les missives dont vous n'avez pas besoin. Si l’on considère qu’une grande partie de votre charge de travail consiste probablement à passer au crible les messages entrants, à répondre aux demandes de rendez-vous et à veiller à ce que vos e-mails prioritaires reçoivent une réponse rapide, demander une assistance pour ce tri est en fait l’une des meilleures utilisations du soutien administratif.

La décision de déléguer

Si l’idée de déléguer la gestion des e-mails vous inquiète, sachez qu’il n’est pas nécessaire de donner un accès complet à vos e-mails pour obtenir une aide significative dans la gestion de votre boîte de réception. La part de votre courrier électronique que vous déléguez dépend non seulement du soutien dont vous disposez, mais aussi de votre style de travail, de votre relation avec votre assistante indépendante et de la culture de votre bureau.

Mettre en place la délégation

Une fois que vous avez déterminé qui vous apportera son soutien en matière de messagerie et dans quelle mesure vous lui ferez confiance, vous devez mettre en place un système qui vous permettra de gérer votre boîte de réception de manière collaborative. Ce système comprend à la fois la configuration technique qui vous permettra de partager les e-mails et l’établissement d’attentes claires sur la manière dont vous et votre assistante indépendante travaillerez ensemble.

L’utilisation de services de délégation : puisque partager votre mot de passe est une proposition risquée, c’est une bonne idée de partager l’accès à votre messagerie en utilisant un service de délégation comme ceux fournis par Gmail ou Outlook. La délégation permet à une autre personne d'accéder à votre messagerie en utilisant son propre mot de passe ; vous pouvez révoquer cet accès à tout moment. Outlook vous permet même de personnaliser votre configuration de délégation afin de limiter les éléments que votre assistant peut consulter.

Création d’une deuxième adresse électronique : si vous craignez de donner à une assistante indépendante un accès direct à votre messagerie, la création d’une deuxième adresse électronique peut être une stratégie utile.

Spécifier votre protocole de réponse : déterminez si votre assistante indépendante répondra aux e-mails en votre nom ou en les transférant vers un compte à son nom et en y répondant («X a transféré votre e-mail et m’a demandé de trouver un moment pour vous rencontrer»).

Rédiger des exemples de réponses : en particulier si vous avez une nouvelle assistante indépendante ou si vous essayez de déléguer des e-mails pour la première fois, rédigez quelques exemples de réponses que votre assistante indépendante pourra utiliser comme base pour ses propres messages. Ceci est particulièrement important si vous autorisez votre assistante indépendante à envoyer des messages en votre nom. Pendant que vous y êtes, créez quelques réponses standard que vous pouvez utiliser vous-même lorsque vous transférez un e-mail à votre assistante indépendante («Mon assistante Jane Doe, en copie de cet e-mail, peut vous rappeler une heure de réunion»).

Tirer le meilleur parti de la délégation

Une fois que vous avez mis en place votre système de délégation, quelques pratiques et outils facilitent la gestion collaborative des e-mails :

Le timing : convenez du moment et de la fréquence à laquelle votre assistante indépendante examinera votre boîte de réception. Si vous avez accès à un soutien quotidien, votre assistante indépendante peut examiner vos messages dès le matin, et peut-être à d’autres moments convenus dans la journée ; vous regarderez votre boîte de réception après que votre assistante indépendante aura déplacé tous les messages superflus dans un ou plusieurs dossiers qu’elle examinera elle-même. Si votre assistante indépendante ne vous apporte que quelques heures de soutien par semaine, transférez les messages que vous souhaitez qu’elle traite, ou placez-les dans un dossier désigné – veillez simplement à répondre à vos correspondants, en leur indiquant que vous ou votre assistante indépendante les recontacterez dans quelques jours.

Drapeaux et étiquettes : si votre assistante indépendante a un accès direct à votre boîte de réception, demandez-lui de marquer tous les e-mails que vous devez lire ou traiter personnellement, ou inversement, dites-lui que vous marquerez tous les e-mails que vous voulez qu’elle traite. Cela fonctionnera mieux si vous utilisez un système de dossiers de courrier, d’étiquettes ou de balises pour classer les e-mails de différents types : créez une catégorie ou une étiquette ("Assistante") que vous pouvez appliquer à tout message que votre assistante indépendante doit traiter, et une autre ("A Lire") pour tout message que vous devez lire vous-même, et assurez-vous que vous appliquez ces étiquettes au besoin lorsque l’un de vous parcourt la boîte de réception.

Transfert : définissez des règles de transfert de certains types de messages à votre assistante indépendante, comme les demandes de réunion ou les factures. Vous pouvez également configurer une règle qui transfère tout message marqué/étoilé, ou tout message portant une étiquette spécifique ; de cette façon, vous pouvez rapidement marquer tout message que vous souhaitez transférer, sans avoir à le faire manuellement.

Adapté et traduit de cet article