Éléments clés de la gestion de votre calendrier

Un aspect très important du suivi de la productivité consiste à bien équilibrer vie professionnelle et vie personnelle.

Dans mon dernier article, j'ai couvert 6 techniques essentielles de gestion de calendrier, mais en mettant en place ces techniques, n'oubliez pas un élément essentiel qui consiste à bien équilibrer votre vie professionnelle et votre vie personnelle.

De cet équilibre émane l'énergie mentale, la positivité et le bien-être général - autant d'éléments cruciaux pour garantir un esprit de travail sain.

Voici comment créer un calendrier personnel et professionnel en prenant compte de cet équilibre.

Adopter une approche globale

Réfléchissez aux résultats de la semaine précédente pour évaluer et mieux planifier la semaine à venir.

Veillez également à prendre le temps de vous détendre et de vous relaxer. Un esprit sain est essentiel pour se donner à fond dans tout ce que l'on entreprend dans la vie.

Pensez aussi aux voyages et à la logistique

En tant que cadres et chefs d'entreprise, les voyages peuvent faire partie intégrante de votre travail. Assurez-vous que votre calendrier et vos horaires tiennent compte du décalage horaire et de l'épuisement qui en découle.

Déléguez davantage ou assumez des tâches de moindre importance lorsque vous voyagez beaucoup.

Vos heures de productivité

Chaque personne a une plage horaire spécifique pendant laquelle elle se sent plus proactive et donc capable d'en faire plus. Déterminez cette période pour vous-même – êtes-vous du matin ou un oiseau de nuit ? N'avez-vous pas de préférence particulière ?

Une fois que vous aurez déterminé cette préférence, essayez de compléter les tâches qui nécessitent le plus d'énergie mentale pendant cette période, car c'est à ce moment-là que les capacités cognitives du cerveau sont les plus élevées. Des processus comme l'analyse de données ou les rapports d'audits en sont quelques exemples.

Reprogrammer

Comprenez qu'il y aura des moments où les distractions seront inévitables. Vous pourriez être détourné de la routine de votre calendrier. Acceptez et passez outre en gardant à l'esprit que la discipline est la clé. Même si vous passez parfois à côté de certaines choses, essayez de contourner ces situations du mieux que vous pouvez.

Si une tâche n'est pas effectuée dans le délai prévu, replanifiez la immédiatement. Faites-la avant la fin de la journée. Ou faites-la à la première heure le lendemain matin. Mais assurez-vous de la reprogrammer.

Pauses et créneaux vides

Il est indispensable de faire des pauses. Ne travaillez pas vingt-quatre heures sur vingt-quatre comme un robot. Parce que vous n'en êtes pas un !

Vous pouvez prévoir des appels téléphoniques ou du travail supplémentaire de dernière minute pendant ce temps – mais n'oubliez pas que tous les créneaux vides ne doivent pas être remplis.

Parfois, ces créneaux vides peuvent être utilisés pour faire bien d'autres choses.

L'objectif est d'être productif et d'optimiser votre façon de travailler. Mais rien ne peut fonctionner si vous êtes fatigué ou épuisé.

Après une session de travail trépidante, il est bon de faire une pause ou de prendre de petites vacances si possible. Cela permet de se rafraîchir l'esprit et de bien se préparer pour la prochaine session.

Rattrapage et révision – Si certains projets ou réunions ont été manqués ou n'ont pas été suffisamment pris en compte, c'est le moment d'y revenir.

Diminuer une trop grande rigidité

Tout en suivant le calendrier comme une étoile polaire, assurez-vous qu'il ne commence pas à vous contrôler.

En période de mauvaise gestion, vous devez être capable de penser et d'agir calmement. La reprogrammation de l'une ou l'autre tâche sera toujours une option.

Assurez-vous que toutes les tâches que vous effectuez dans une journée ne sont pas trop importantes ou trop urgentes. Si certaines tâches ont un délai plus court, la prochaine série de tâches ne devrait pas être plus détendue.

« J'estime qu'une semaine de travail de 40 heures bloquées produit la même quantité de résultats qu'une semaine de travail de plus de 60 heures effectuée sans structure » – Calvin C. Newport.

Pensées finales

La gestion du calendrier est une compétence qui permet de structurer et d'optimiser le rendement.

Tous les aspects doivent être soigneusement planifiés pour éviter tout déséquilibre dans le système. La santé et la capacité à bien travailler sont directement proportionnelles. Si l'une disparaît, l'autre disparaîtra aussi.

Points clés à retenir

• Hiérarchisez les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.

• Travaillez sur des tâches similaires en même temps.

• Bloquez des périodes de temps spécifiques dans une journée pour des tâches spécifiques.

• Continuez à analyser et à ajuster votre calendrier pour mieux l'adapter à vos besoins.

• Assurez-vous que votre calendrier n'entrave pas votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

N'hésitez pas à me contacter pour discuter de la manière dont je peux vos aider dans la gestion de votre calendrier !