Gérer votre temps plus efficacement avec une assistante indépendante

Si vous vous démenez pour gérer votre temps plus efficacement, vous n'êtes pas seul. C'est officiel, cela fait maintenant plus d'une année et demi que nous vivons une pandémie. Nous avons dû changer nos routines, ajuster nos attentes et réaligner nos objectifs pour tenir compte de ces circonstances qui affectent nos foyers et nos vies professionnelles.

En tant qu'indépendante qui travaille à distance, nombre de mes clients viennent me voir en ayant désespérément besoin d'aide pour gérer leur temps et rester organisés au travail, car la frontière entre leur vie privée et leur travail est devenue floue. Je peux être votre expert pour créer un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Ne désespérez pas, SIA est là pour vous aider à gérer votre temps et votre entreprise plus efficacement.

Avoir chaque jour un plan d'attaque

Lorsque vous souhaitez gérer votre temps plus efficacement, la moitié de la bataille consiste à vous occuper des tâches fastidieuses qui vous font perdre du temps. Heureusement, les assistantes indépendantes sont expertes dans ce domaine. Dressez une liste des tâches à faire par ordre de priorité pour la journée à venir. Ainsi, vous et votre assistante indépendante saurez exactement à quoi vous attendre et serez déjà dans un bon état d'esprit pour vous attaquer au plan dès le début. Mieux encore, si votre assistante indépendante connaît votre emploi du temps sur le bout des doigts, vous pouvez lui demander de dresser la liste pour vous. Réfléchissez au temps que chaque tâche doit prendre et essayez de vous en tenir au calendrier que vous avez établi. Procrastiner ou faire traîner les tâches grignote le temps réservé à d'autres choses. Un bon plan devrait vous aider à éviter cela, afin que vous ayez plus de temps pour faire les choses que vous attendez avec impatience.

Gérez votre temps plus efficacement avec un calendrier ou une application d'organisation

Transférez votre plan de travail quotidien ou votre liste de choses à faire dans votre calendrier pour y inscrire vos échéances et le temps estimé dont vous aurez besoin pour chaque tâche. Cela vous permet de garder le cap sur votre journée et, surtout, de vous responsabiliser. Si vous utilisez une application, synchronisez-la sur tous vos appareils. Si vous utilisez un calendrier papier sur lequel vous écrivez physiquement, veillez à ce qu'il ne soit jamais loin de votre vue. Utilisez une minuterie ou une alarme pour fixer des rappels et vous aider à respecter le calendrier, surtout si vous vous sentez facilement distrait. Vous pouvez également demander à votre assistante indépendante de vous responsabiliser en gérant votre agenda et en vous envoyant des rappels.

Une chose à la fois

Le multitâche semble productif en théorie, mais seulement si vous êtes vraiment doué pour cela, et la plupart des gens ne le sont pas. Le fait de passer d'une tâche à l'autre vous fait perdre du temps car, à chaque changement, vous devez forcer votre cerveau à adopter un nouveau mode de pensée. Sans compter qu'il peut être difficile de trouver l'élan nécessaire pour terminer les choses qui ont été laissées inachevées. Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois et suivez-la jusqu'au bout si vous le pouvez. N'oubliez pas d'utiliser un minuteur si vous avez d'autres choses à faire à certaines heures. Le fait qu'une assistante indépendante s'occupe des opérations quotidiennes de votre entreprise signifie que vous êtes pratiquement toujours multitâche, et vous n'avez donc pas à vous sentir coupable si vous ne pouvez vous occuper que d'une seule chose à la fois. Concentrez-vous sur vos points forts et accordez-vous suffisamment de temps pour vous acquitter de ces obligations à un rythme confortable que vous pouvez tenir. Laissez le reste à votre assistante indépendante.

Maîtrisez vos messages

Comme tous ceux qui possèdent une adresse e-mail, vous êtes probablement submergé par les messages qui affluent en permanence. Cependant, si vous ne quittez jamais votre boîte de réception, vous en serez l'esclave. Demandez à votre assistante indépendante de configurer votre boîte de réception pour qu'elle soit efficace. Elle peut créer des filtres pour que les e-mails provenant de personnes spécifiques soient placés dans des dossiers désignés, ce qui vous permet d'optimiser le moment où vous lisez les messages. Les étiquettes permettent également de classer par ordre de priorité ce à quoi il faut répondre en premier et de se référer à des chaînes de messages antérieures. Votre assistante indépendante peut également s'occuper de la suppression et de la désinscription des e-mails de marketing afin que vous ne perdiez pas votre temps avec ceux-ci. Enfin, fixez une heure de début et de fin pour la consultation de vos messages. Cela vous permet de vous concentrer sur ce qui doit être fait, d'éviter les distractions et de rationaliser le processus.

Classez les tâches par catégories

Lorsque vous créez votre plan quotidien, essayez d'organiser vos tâches en fonction de catégories si possible. Par exemple, si vous devez passer des appels téléphoniques, essayez de les faire tous en même temps. Classez les reçus, payez les factures ou effectuez d'autres tâches comptables et budgétaires en même temps. Comme dans le cas du multitâche, il est difficile de passer d'un mode de pensée à l'autre, surtout si les tâches exigent des compétences différentes ou si vous devez utiliser des programmes ou des sites Web différents. Le classement des tâches en catégories permet de minimiser le temps et l'énergie qu'elles prennent ou que vous consacrez à y réfléchir.

Créer un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée se traduira par des journées plus productives et plus heureuses. En tant que chef d'entreprise, il y a un million de petites choses dans la journée qui peuvent vous embourber et vous empêcher de faire du vrai travail. La meilleure façon de maximiser votre efficacité est de déléguer autant que possible à votre assistante indépendante afin que vous puissiez vous concentrer sur les décisions ou les projets importants qui nécessitent votre expertise et votre finesse. Une assistante indépendante peut vous aider à rationaliser vos systèmes quotidiens et à apporter une croissance mesurable à votre entreprise en vous faisant gagner du temps et de l'argent.

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Inspiré et traduit de : https://vavavirtual.com/2021/01/25/manage-your-time-more-effectively-with-a-virtual-assistant/