Guide en 4 étapes pour dégager plus de temps d'un planning chargé

8 févr. 20225 min de lecture

Introduction

Avez-vous l'impression d'être débordé ? Vous n'avez peut-être jamais assez de temps et votre planning ne cesse de s'allonger ?

Vous n'êtes pas seul. De nos jours, nombreux sont ceux qui se sentent ainsi et qui déplorent constamment un manque de temps.

Le temps est insaisissable, fugace et précieux ; il ne nous est alloué que 24 heures par jour et 365 jours par an. Apprendre à gérer le temps plus judicieusement est la seule façon d'optimiser le temps dont nous disposons. Lorsque nous y parvenons, c'est comme si nous dégagions plus de temps de notre programme déjà chargé.

Dans cet article, vous apprendrez à gérer votre temps et vos tâches de la manière la plus efficace possible, afin de travailler intelligemment et d'obtenir de meilleurs résultats, sans être restreint par un temps limité.

Pourquoi vous ne semblez pas avoir assez de temps ?

Alors que certaines personnes n'arrivent pas à trouver le temps de terminer leur travail, d'autres parviennent à tout faire à temps et trouvent encore quelques heures pour se détendre et faire ce qu'elles aiment.

Comment cela se fait-il ? Les personnes qui sont chroniquement pressées par le temps partagent généralement quelques caractéristiques communes...

Manque d'organisation

Les personnes désorganisées perdent non seulement du temps à chercher les tâches manquantes, mais elles réduisent également leur productivité et leurs chances de réussite. En revanche, si vous êtes organisé, vous donnerez un véritable coup de fouet à votre productivité et pourrez également dégager du temps pour les choses et les personnes qui comptent dans votre vie.

Ne pas établir de priorités

Établir des priorités vous permet d'utiliser votre temps le plus efficacement possible. Si vous ne classez pas les tâches par ordre d'importance, ou si vous ne prenez pas de décisions sur ce qui est le plus important au travail, vous aurez toujours l'impression qu'il n'y a pas assez d'heures dans une journée.

Ne pas suivre ou budgétiser son temps

Le suivi et la budgétisation de votre temps sont essentiels pour prendre le contrôle de votre journée. Ceux qui ne le font pas sont ceux qui se demandent où le temps est passé et ne comprennent pas pourquoi ils ont si peu accompli à la fin de chaque journée de travail.

La bonne nouvelle ? Vous pouvez apprendre à gérer intelligemment votre temps et votre charge de travail pour commencer à en faire plus en moins de temps.

Comment créer plus de temps

Ici, vous apprendrez quelques cadres majeurs extraits du cours de Lifehack. Ces cadres vous aideront à maîtriser votre temps et à accomplir tout ce que vous voulez.

Chaque tâche contient trois éléments :

Intention : la raison pour laquelle vous le faites.
Valeur : quels avantages cette tâche vous apporte-t-elle ?
Coût : ce que vous devez investir pour obtenir cette valeur (en ressources, en temps passé, etc.).

Pour être en mesure d'identifier les tâches sur lesquelles vous devez vous concentrer - et passer le temps qu'il faut pour les accomplir - vous devrez savoir comment les évaluer.

Comment ?

En utilisant la méthode de la Superstructure.

Cette méthode permet de mettre vos actions en perspective et de les évaluer objectivement. Elle vous aide à considérer vos actions comme la construction d'un gratte-ciel. Vous partez d'une base solide avant d'atteindre le ciel.

Étape 1 : Commencez par une intention claire

Examinez toutes les tâches qui vous incombent et demandez-vous pourquoi vous devez les accomplir.

Demandez-vous :

Quel avantage est-ce que je retire de cette tâche ?
Cette action m'aidera-t-elle à progresser vers mon objectif ou celui de mon entreprise cette semaine ?

Étape 2 : Déterminer la valeur de la tâche

En fonction de votre objectif, classez la liste des tâches dans l'une de ces trois catégories :

indispensables : absolument indispensables pour atteindre l'objectif. Sans elle, le résultat n'a aucun sens.
nécessaires : [...] important mais pas critique. Cependant, l'omettre peut diminuer l'impact du résultat final.
bonnes : il est bon de l'avoir : l’avoir est agréable, mais ne pas l'inclure n'aura pas d'impact négatif sur notre objectif.

Par exemple :

L'objectif d'un rédacteur cette semaine est de s'assurer que chacun des rédacteurs suit le calendrier éditorial et produit un travail de haute qualité. Ses tâches seront :

indispensables : définir un calendrier éditorial clair ; créer un guide de style à suivre par les rédacteurs.
nécessaires : envoyer des e-mails aux rédacteurs pour suivre l'évolution de leur rédaction.
bonnes : programmer un appel téléphonique / une réunion de mise à jour en face à face avec les rédacteurs.

L'étape suivante consiste à quantifier ces tâches en quelque chose que vous pouvez classer objectivement à l'aide de chiffres.

Commencez par attribuer une valeur numérique à chacune de vos tâches. Plus le chiffre est élevé, plus la tâche est importante/urgente/précieuse.

Au lieu d'une échelle linéaire comme 1 à 10, vous pouvez utiliser une série de nombres de Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21) - parce que les nombres augmentent par intervalles de plus en plus grands, il est plus facile de visualiser la différence entre les nombres (8 vs 13).

Par exemple :

indispensables
- Définir un calendrier éditorial clair (21).
- Créer un guide de style à suivre par les rédacteurs (13).
nécessaires
- Envoyer des e-mails aux rédacteurs pour suivre l'évolution de leur rédaction (5).
bonnes
- Programmer un appel téléphonique / une réunion de mise à jour en face à face avec les rédacteurs (1).

Maintenant, à vous d'attribuer un numéro à vos tâches :

#	Tâche	Genre	Valeur
exemple	Créer un guide de style pour les rédacteurs	indispensable	13
1	...
2	...

Étape 3 : Évaluer le coût de la tâche et établir un ordre de priorité

Après avoir quantifié la priorité relative entre les tâches, nous devons examiner le coût de chaque tâche - le coût en temps.

Certaines tâches sont difficiles, nécessitent une aide extérieure ou exigent une concentration extrême. Cela se reflète généralement dans le temps nécessaire pour la réaliser.

À ce stade, des estimations approximatives sont tout ce dont vous avez besoin. Habituellement, nous divisons les estimations de coûts en intervalles d'une demi-heure : 0.5, 1, 1.5, 2, 2.5, 3

Nous ne suggérons pas d'avoir une tâche de plus de 3 heures. Cela signifie que la tâche est probablement trop importante et qu'elle doit être décomposée davantage.

Lorsque vous avez quantifié la valeur et le coût, vous pouvez calculer le score final de chaque tâche et classer les tâches par ordre de priorité en fonction du score final - du plus élevé au plus bas.

Comment calculer le score final ?

Divisez la valeur de la tâche par son coût en temps.

Essayons maintenant de tout mettre ensemble et de trouver la priorité de vos tâches :

#	Tâche	Valeur	Temps	Score final	Priorité
exemple	Définir un calendrier éditorial clair	21	2	21/2 = 10.5	1
	Créer un guide de style pour les rédacteurs	13	2.5	13/2.5 = 5.25	2
	Envoyer des e-mails aux rédacteurs pour suivre l'évolution de leur travail	5	1	5/1 = 5	3
	Organiser un appel téléphonique ou une réunion de mise à jour en face à face avec les rédacteurs	1	1	1/1 = 1	4
1	…
2	...

Étape 4 : Planifier les tâches

Maintenant que vous connaissez la priorité de vos tâches et le temps approximatif que vous allez consacrer à chacune d'entre elles, il est temps de mettre tout cela en action !

Comment ?

C'est aussi simple que de programmer ces tâches sur votre agenda hebdomadaire - quel jour et à quelle heure devez-vous vous y atteler ?

Si vous avez suivi nos conseils pour classer vos tâches en trois catégories : les « indispensables », les « nécessaires » et les « bonnes » (pour la semaine), vous ne devriez plus être submergé par une multitude de tâches. Vous aurez toujours un plan hebdomadaire organisé qui vous permettra de maîtriser votre temps.

Vous remarquerez peut-être même que vous êtes en train de créer une solide routine pour certaines tâches récurrentes, comme répondre aux e-mails ou avoir des discussions régulières. Les routines vous permettent d'économiser du temps et de l'énergie pour décider de ce que vous devez faire à chaque fois et sont les meilleures pour vous aider à rester à l'écart des distractions.

Aimeriez-vous un coup de main pour évaluer vos priorités ? N'hésitez pas à prendre contact, SIA saura vous aider !

Texte traduit d'une fiche d'activité de LifeHack.org, « 4 Step Guide to Create More Time out of a Busy Schedule »