L'organisation d'un événement ne devrait pas être une source de stress
Qu'il s'agisse d'une conférence éducative avec des orateurs pour 100 personnes ou d'un déjeuner d'affaires pour six personnes, la planification d'un événement peut parfois être compliquée - c'est pourquoi il y a des gens qui le font à plein temps !
Il y a beaucoup de choses à suivre et à coordonner : dates, lieux et restrictions alimentaires, pour n'en citer que quelques-unes. Les assistantes indépendantes peuvent être des systèmes de soutien formidables pour quiconque tente de planifier un événement, et même pour les organisateurs professionnels à plein temps. Nous faisons le « sale » boulot pour que vous puissiez vous asseoir et profiter de votre événement, et en retirer tout le mérite !
Programme et calendrier
Si vous travaillez déjà avec une assistante indépendante, vous savez qu'elle peut vous faire gagner des heures par semaine pour la gestion des e-mails, l'organisation du bureau et les tâches administratives générales. Cependant, elles sont également d'un grand soutien pour votre entreprise lorsqu'il y a des événements spéciaux ou des circonstances imprévues qui ont le potentiel de créer un chaos de calendrier. Les assistantes indépendantes peuvent vous aider à tout faire, de l'organisation d'une fête à l'embauche d'un conférencier, en gérant votre calendrier, en programmant des rendez-vous tels que des dégustations ou des visites de lieux, et en organisant votre voyage ou celui de vos invités.
Recherche
Passer des appels et obtenir des devis pour des choses comme la réservation de lieux, la location de tables et de chaises et le service de traiteur peut prendre beaucoup de temps, mais une assistante indépendante peut facilement vous décharger de cette tâche. Elle peut rechercher différentes options, comparer les prix en ligne et commander des échantillons. Elle peut également prendre en charge des tâches telles que le sondage de vos invités pour savoir si quelqu'un a des restrictions alimentaires ou a besoin d'un aménagement spécial.
Budget
Lorsqu'il s'agit d'organiser un événement, vous devez probablement travailler dans le cadre d'un budget. Votre assistante indépendante s'assurera que vous obtenez les meilleurs prix pour tous vos besoins et que vous ne dépassez pas votre budget. Elle pourra également gérer les paiements des participants, envoyer les factures et s'assurer que le paiement a été reçu, et payer les factures restantes aux prestataires de services événementiels.
Invitations
Votre assistante indépendante peut s'assurer que les invitations, à envoyer par e-mail ou par courrier, sont relues, polies, précises et envoyées à temps. Elle assurera le suivi des réponses, le cas échéant, et veillera à ce qu'il y ait suffisamment de restauration, de petits cadeaux et de cartes de table pour chaque siège.
Réseaux sociaux
La promotion d'un événement est un élément essentiel de la planification d'un événement, bien sûr. Il n'y a pas de meilleur ou plus rapide moyen de faire connaître votre événement que sur Instagram, LinkedIn ou Facebook de votre entreprise. Votre assistante indépendante peut vous aider à créer un buzz autour de votre entreprise en faisant des posts pour annoncer votre événement à l'avance, et en partageant des photos et des moments forts pendant et après l'événement. Cela donne aux gens l'impression d'être présents et inclus, ou qu'ils veulent être là la prochaine fois !
Suivi
Après l'événement, votre assistante indépendante peut organiser un questionnaire pour les participants afin de recueillir leurs réactions. Elle peut prendre des notes ou rédiger un court rapport pour vos archives professionnelles, ou encore rédiger un communiqué de presse rapide sur le succès de l'événement à l'intention des différents médias et organes de presse ou des investisseurs.
Soutien aux coordinateurs d'événements
Si vous êtes organisateur/coordinateur d'événements à plein temps, une assistante indépendante peut vous décharger de certaines tâches et recherches, vous permettant ainsi de passer plus de temps en tête-à-tête avec vos clients et de vous concentrer sur les choses que vous êtes le seul à pouvoir faire pour eux. Elle peut effectuer de nombreuses tâches à distance, comme la commande de fleurs en ligne, afin que vous puissiez vous occuper des détails sur place, comme la disposition des bouquets sur les tables. Elle peut également vous aider à rester sain d'esprit lorsque vous organisez plusieurs événements en même temps en gérant votre emploi du temps, votre calendrier, vos e-mails et vos comptes de médias sociaux.
L'organisation d'un événement professionnel est un processus long et complexe qui comprend tout, de la réservation des lieux à la création et à l'envoi des invitations, en passant par le choix des menus. Il peut être difficile d'équilibrer efficacement ces différentes tâches, surtout si vous devez également poursuivre vos responsabilités quotidiennes habituelles. SIA peut vous aider dans tous les domaines, de la recherche à l'organisation, en passant par la communication et la vente, afin que votre événement se déroule sans accroc. Prenez contact dès aujourd'hui pour en discuter !
Traduit et adapté de l'article
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