La gestion du temps – conseils et astuces
Nous avons tous besoin d’un petit coup de pouce de temps à autre. Essayez ces quelques conseils et astuces pour donner un coup de fouet à votre stratégie ou méthode de productivité.
Conseil n° 9 : Limitez la durée des tâches
Selon la loi de Parkinson, les tâches augmentent pour occuper le temps qui leur est imparti (la loi de Parkinson affirme que toute tâche dans une administration augmente jusqu’à occuper la totalité du temps qui lui est alloué). Si vous attribuez à une tâche deux heures plutôt qu’une, la quantité de travail nécessaire pour la terminer augmentera simplement pour occuper la totalité des deux heures.
Reprenez votre bilan de temps et repérez les tâches qui ont pris plus de temps que prévu. Fixez une limite de temps pour terminer ces activités. Fixer des limites vous aidera à mieux vous concentrer et à travailler plus efficacement. Vous éviterez également les dérives, c’est-à-dire la croissance d’un projet causée par des activités mal définies ou mal réglées.
Si vous dépassez toujours ces limites de temps, revoyez votre système de travail et déterminez si vous devez consacrer plus de temps à ces tâches à l’avenir. Les petites pertes de temps, comme les pauses non programmées, peuvent également être éliminées.
Conseil n° 10 : ajoutez une « liste de choses accomplies » à votre liste de tâches « à faire »
Des corvées inattendues surgiront toujours au cours de la journée, quelle que soit la qualité de votre planification. Faites-en une liste séparée à côté de vos tâches à accomplir pour une plus grande satisfaction à la fin de la journée.
Le dimanche, réfléchissez à vos réalisations de la semaine précédente et félicitez-vous de vos succès. Ce moment de révision renforcera votre confiance et vous aidera à élaborer le programme de la semaine suivante.
Conseil n° 11 : avoir un jour d’avance
De nombreuses personnes pensent être plus performantes lorsqu’elles sont soumises à des contraintes de temps et remettent leur travail à la veille de son échéance. Cependant, ce n’est pas toujours le cas. Les projets prennent souvent plus de temps que prévu, ce qui rend leur achèvement difficile.
Fixez-vous un délai plus court et respectez-le. Prévoyez de rendre votre travail un jour avant la date limite.
Conseil n° 12 : ne répondez pas tout de suite
Ne réagissez pas aux e-mails ou aux SMS dès qu'ils arrivent. Pendant vos temps morts, traitez les e-mails par lots et rattrapez vos conversations téléphoniques. Lorsque vous travaillez sur des activités très ciblées, fermez les programmes d'e-mail ou de messagerie pour éviter les distractions.
Conseil n° 13 : déterminez, avant une réunion, les résultats que vous souhaitez obtenir
Même si elles sont nécessaires et importantes, certaines réunions peuvent être une perte de temps. Tout le monde a déjà participé à un appel Zoom qui a duré bien plus longtemps que nécessaire. Assurez-vous d’avoir un objectif clair en tête avant la réunion pour garantir des réunions efficaces et ponctuelles.
Créez un ordre du jour et partagez-le à l’avance avec les participants à la réunion. Vous et votre équipe perdrez moins de temps et retournerez au travail plus rapidement.
Conseil n° 14 : prévoyez des pauses entre les tâches
Le cerveau humain passe par des cycles de base repos-activité, ou BRAC en abrégé, pendant les heures d’activité et de repos. Le cerveau passe d’un état de grande vigilance à un état de faible vigilance toutes les 90 minutes. Nous commençons à puiser dans les réserves d’énergie d’urgence après avoir fonctionné à haute intensité pendant plus de 90 minutes.
En prévoyant une pause toutes les 90 minutes environ, vous pourrez rester concentré et productif tout au long de la journée.
La prochaine fois, nous parlerons d’outils pour la gestion du temps.
En attendant, n’hésitez pas à me contacter pour discuter de la façon dont je peux vous aider à mieux gérer votre temps !
Inspiré par cet article
Comments