La gestion du temps – qu’est-ce ?

Il y a sans doute au moins une personne dans votre entourage qui semble capable d’accomplir toutes ses tâches tout en gardant du temps pour elle. Mais comment parvient-elle à en faire autant en un temps limité ? La réponse réside dans ce qu’on appelle la "gestion du temps" !

La gestion du temps est la manière dont nous organisons et répartissons notre temps entre nos activités, dans le but de maximiser la productivité et d’atteindre nos objectifs. Une bonne gestion du temps permet de réduire les niveaux de stress et d’améliorer les performances professionnelles et la qualité de vie.

Les personnes très performantes ne sont pas nées productives. Elles ont plutôt appris et pratiqué les compétences nécessaires pour en faire plus en moins de temps. La productivité n’est pas un talent, c’est une compétence acquise que chacun d'entre nous peut développer.

Il est possible (et même assez facile) de développer de réelles compétences en matière de gestion du temps.

Il existe une grande variété de conseils, d’astuces et de méthodes pour vous aider, en voici certains, que je vous propose de découvrir dans des articles individuels, pour ne pas vous donner trop de lecture à chaque fois :

• La gestion du temps – planification

• La gestion du temps – stratégies et méthodes

• La gestion du temps – conseils et astuces

• La gestion du temps – outils

• La gestion du temps – techniques d’apprentissage

• La gestion du temps – équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Parlons déjà de planification

Commencer votre parcours de gestion du temps par un plan vous permettra de créer une base solide pour vos habitudes futures, augmentant ainsi vos chances de réussite.

Conseil n°1 : créer un bilan de votre temps

La première étape consiste à déterminer à quoi vous consacrez réellement votre temps. Il y a souvent un écart entre ce que vous pensez et ce qui occupe réellement votre temps.

Disons par exemple que vous devez rédiger un e-mail de 300 mots. Vous pouvez penser : « Rédiger un e-mail c’est simple, ça ne devrait pas me prendre plus de 5 minutes » , mais il est plus que probable que vous surestimez votre rapidité et que vous sous-estimez les autres petites tâches associées que vous devez accomplir pour atteindre votre objectif final ; la relecture, le contrôle du choix de la langue et la recherche d’adresses e-mails peuvent tous allonger la durée de la tâche. Avec ces ajouts, cet e-mail de 5 minutes pourrait en fait vous prendre 20 minutes, soit 500 % de plus que ce que vous aviez initialement prévu.

Imaginons maintenant que vous ayez ce même problème pour plusieurs tâches. Ce qui était une charge de travail équilibrée, au départ, risque de se transformer en une série de tâches de plus en plus stressantes au fil de la journée.

Le but est de vous faire une idée réaliste de ce que vous êtes en mesure d’accomplir et de ce qui vous prend réellement du temps. D’où la valeur à faire un bilan du temps.

La façon la plus simple d’effectuer un tel bilan est d’utiliser une application de suivi du temps. Il existe de nombreux logiciels, dont beaucoup sont gratuits (voici un lien vers quelques-unes de ces applications) vous permettant ainsi d’obtenir une image précise de votre utilisation du temps, simplement en suivant toutes vos tâches et le temps qu’elles prennent réellement.

Faites déjà cet exercice durant une semaine et, à la fin, regardez les rapports et évaluez le temps que vous avez passé à travailler sur différentes tâches. Grâce à ces données, vous pouvez facilement trouver des domaines à améliorer. Par exemple, il se peut que vous passiez trop de temps à assister à des réunions improductives. Grâce à ces connaissances, vous êtes en mesure de vous faire une idée précise de la façon dont vous passez votre temps et de planifier en conséquence.

Cela nous amène au conseil suivant.

Conseil n° 2 : des objectifs réalisables et vos tâches par ordre de priorité

Si vous avez trop à faire, la gestion du temps ne vous aidera pas à tout accomplir !

Cependant ,maintenant que vous avez créé un bilan de votre temps, vous pouvez voir si vous avez simplement besoin de mieux gérer ce temps ou si vous avez trop de choses à faire.

Si vous pensez que vos objectifs sont réalisables, vous pouvez passer directement au troisième conseil. Mais, si vous pensez que vous essayez d’accomplir trop de choses, vous pouvez créer une matrice Eisenhower ou utiliser les « 4 D » (méthode anglophone) de la gestion du temps : Do, Defer, Delegate et Delete (traductions ci-dessous). Ces deux méthodes vous aident à classer vos tâches par ordre de priorité dans l’un des quatre groupes suivants :

1. Do (faire) : Les tâches qui sont importantes et urgentes.

2. Defer (reporter) : Les tâches qui sont importantes mais pas urgentes.

3. Delegate (déléguer): Les tâches qui sont urgentes mais pas importantes.

4. Delete (supprimer) : Tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes.

L’utilisation de ces techniques vous aidera à déterminer les tâches à classer par ordre de priorité et celles que à programmer et planifier, déléguer ou supprimer.

Quels que soient vos objectifs, ils doivent également être SMART : Specific (précis), Measurable (quantifiable), Attainable (réalisable), Relevant (pertinent) et Timely (opportun).

Conseil n°3 : un plan journalier ou une liste de tâches

Pour créer votre plan journalier ou liste de tâches, prévoyez un moment soit dans le premier bloc de votre journée de travail, soit dans les dernières minutes. Utilisez l’un ou l’autre de ces blocs de temps !

Lorsque vous créez votre liste, veillez à ce qu’elle reste simple. Voir une liste à moitié faite jour après jour peut être décourageant. Il vaut mieux promettre moins et d’accomplir plus, même lorsqu’il s’agit de productivité personnelle.

Formulez les éléments de votre liste comme si vous les aviez déjà accomplis. Au lieu de « Soumettre le rapport au chef de projet », écrivez « Rapport au chef de projet soumis ». Cette petite astuce vous donnera un regain de motivation supplémentaire au moment de rayer les tâches de votre liste.

Conseil n° 4 : planifier votre semaine le dimanche

En abordant votre semaine de travail avec un plan, vous pourrez vous concentrer sur vos principales priorités. Cela facilite également la transition entre l’état d’esprit insouciant du week-end et un esprit de travail productif le lundi matin.

Prenez quelques minutes le dimanche pour créer un plan pour toute la semaine. Augmentez vos chances de réussite en décomposant vos objectifs hebdomadaires en tâches quotidiennes. Vous pourrez ainsi voir d’un coup d’œil ce que vous devez faire chaque jour.

Mettez toutes les chances de votre côté en prévoyant des tâches peu prioritaires pour les vendredis et les autres moments de faible énergie. N’oubliez pas que vos niveaux d’énergie et de créativité fluctuent tout au long de la semaine.

Concentrez-vous sur les tâches créatives et exigeantes le mardi et le mercredi. Prévoyez les réunions le jeudi, lorsque l’énergie de votre équipe commence à baisser. Utilisez vos vendredis et lundis pour la planification et le réseautage.

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Dans le prochain article, toujours sur le sujet du gestion du temps, vous découvrirez quelques « stratégies et méthodes ».

En attendant, n’hésitez pas à me contacter pour discuter de la façon dont je peux vous aider à mieux gérer votre temps !

Inspiré par cet article