Mes outils d’assistante indépendante

Vous envisagez de vous lancer en tant qu’assistante indépendante/virtuelle ? Ou peut-être êtes-vous simplement curieux de savoir quels outils j’utilise personnellement ?

Lorsque j’ai commencé à travailler à domicile, puis à mon compte, j’ai testé passablement de plateformes, d’applications et de produits avant de me décider pour ce que j’utilise aujourd’hui. Dans cet article, je vais vous parler des principaux d’entre eux.

Il y a bien sûr les outils logiques, comme un ordinateur performant et une connexion internet stable et fiable, mais il y a aussi toute une série d’autres outils dont je ne pourrais personnellement plus me passer.

Équipement informatique

Je travaille principalement avec un MacBook Pro 13", bien que j’utilise aussi mon PC de temps en temps, et j’ai un deuxième moniteur 30" qui permet de travailler beaucoup plus facilement avec plusieurs fenêtres à la fois. J’ai également une imprimante couleur, un scanner, une imprimante d'étiquettes et d’autres « gadgets » qu’il est inutile de mentionner.

Certaines personnes aiment sauvegarder tous leurs fichiers sur un disque dur externe. Personnellement, je préfère un service de sauvegarde en ligne qui permet également le partage de fichiers et la collaboration : Dropbox. Je peux accéder à mes documents de presque n’importe où et cela me donne une sauvegarde permanente en cas de problèmes informatiques !

Il existe plusieurs autres systèmes de partage/sauvegarde de documents tels que Google Drive, iCloud, OneDrive, et bien d’autres encore. C’est à vous de trouver le système qui vous convient, ils fonctionnent tous de manière similaire.

Logiciels, plateformes et applications

La liste pourrait être très longue, je vais donc me

limiter aux outils que j’utilise fréquemment et à leur utilisation :

Les bases

(en ce qui me concerne, du moins)

Je ne pense pas qu’il soit nécessaire que j’entre dans les détails, mais la suite Microsoft Office doit être en tête de cette liste. Je l’utilise tous les jours, qu’il s'agisse de Word, Excel, PowerPoint ou Outlook.

Certains documents doivent être sécurisés pour être présentés et partagés, et lisibles quels que soient le logiciel, le matériel et le système d’exploitation utilisés. Pour ce faire, j’utilise Adobe Acrobat qui me permet de convertir tous mes documents en PDF et même de les modifier si nécessaire.

Communication

Pour les appels/réunions vidéo, j’utilise Skype ou Zoom qui disposent d'un espace de travail pour la communication et les réunions en temps réel. Ils permettent le partage d'écran et de fichiers ainsi que des salons de discussion privés pendant les appels vidéo. Les deux sont gratuits pour une petite équipe ; Zoom peut accueillir des groupes plus importants moyennant des frais.

En ce qui concerne la communication audio, le bon vieux téléphone reste l’outil de base. Si je dois laisser de courts messages, j’opte parfois pour WhatsApp, que j’utilise surtout pour les messages « instantanés ». Sinon, la communication écrite se fait par e-mail avec Outlook et/ou Gmail.

Gestion de productivité, de projets et de temps

L’outil évident et essentiel, c’est un calendrier ! A mon avis, c’est la première étape, essentielle, en matière de gestion de temps et aussi de productivité, qui pour certains peut s’avérer suffisant. Selon qu’il s’agisse de mon calendrier privé ou professionnel, Calendar (Mac), Google agenda et/ou Outlook sont mes outils quotidiens, avec iCal sur mon iPhone.

Chacun me permet d’ajouter ou de partager un calendrier spécifique, grâce à ça l’organisation des plannings n’est plus un souci ! Je peux ainsi gérer et maîtriser les nombreuses activités de mes clients.

Travailler efficacement à distance implique aussi de gérer efficacement les projets ! L’un des moyens indispensables est un outil de gestion de projet/temps.

Après avoir essayé Trello (une application en ligne qui se présente sous forme de colonnes permettant de glisser des cartes, où l’on peut insérer des listes de tâches, des rétro planning et des check-lists; c’est un outil collaboratif pour éditer et intervenir dans la gestion des cartes en temps réel), que j’ai trouvé un peu trop complexe pour mes besoins, j’ai découvert ClickUp.

Cette application me permet de suivre mes listes de tâches, la gestion de mes projets, le suivi de mes objectifs, la gestion du temps, la gestion des ressources, la collaboration entre équipes et bien plus encore !

Outils de partage de fichiers

Comme mentionné dans mon introduction, j’utilise Dropbox, pas seulement pour sauvegarder mes fichiers, mais aussi pour les partager. Je peux ne partager qu’un seul fichier ou un dossier complet et ensuite annuler le partage si besoin.

Lorsque j’ai besoin de transférer un fichier volumineux, j’opte souvent pour Wetransfer, qui m’autorise un envoi allant jusqu’à 2Go en version gratuite.

Et bien sûr, pour tous les détenteurs d’un compte Google, il y a le Google Workspace !

Communication numérique

J’utilise WIX et ses extensions pour faire beaucoup de choses, à commencer par les sites web (dont le mien). J’apprécie la facilité d’utilisation de la plateforme et la multitude d’autres fonctionnalités, en particulier le module de blog et le marketing par e-mail.

Réseaux sociaux

De nos jours, avoir un site web ne suffit pas, il faut aussi être présent sur les réseaux sociaux. Il en existe de nombreux, mais ceux que j’utilise sont : LinkedIn, Facebook, Instagram et Twitter.

Pour planifier et publier mes posts, j’utilise Buffer, un logiciel en ligne de gestion des médias sociaux. Il offre, entre autres, la possibilité de programmer des posts sur tous mes comptes !

Design

Pour illustrer mes publications, j’utilise Canva, une plate-forme de conception graphique qui me permet aussi de créer des graphiques, des présentations, des affiches, des documents, en plus du contenu visuel pour mes posts sur les réseaux sociaux.

En de rares occasions, je me tourne vers Adobe PhotoShop pour faire de simples retouches d’images, mais je ne suis de loin pas experte et préfère laisser ce logiciel aux experts (j’ai la chance d’en connaître 2 qui m’aident en cas de besoin) !

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Et vous, est-ce que vous utilisez ces mêmes outils ou en avez-vous d’autres à me suggérer ? N’hésitez pas à parler de vos outils préférés dans les commentaires et/ou contactez-moi pour en parler !