Un manuel de l’entrepreneur pour déléguer à une assistante indépendante (1/3)

1ère partie. Tâches à envisager de déléguer à une assistante indépendante

L’un des aspects les plus gratifiants du fait de collaborer avec une assistante indépendante est la possibilité de lui confier des tâches et de vous libérer du temps. Cela semble assez simple : vous lui déléguez toutes les tâches que vous n’avez pas le temps, les compétences ou l’envie de faire vous-même.

Quelles tâches pourriez-vous déléguer à votre assistante indépendante ?

Lorsque vous choisirez les tâches à déléguer, considérez vos propres forces et faiblesses, ce qui vous prend le plus de temps et ce que vous n’aimez pas faire. Il existe plusieurs tâches que la plupart des patrons de petites et moyennes entreprises voudront déléguer à une assistante indépendante.

Gestion du calendrier

Garder votre calendrier en ordre peut sembler simple, mais vous aurez de plus en plus de responsabilités à mesure que votre entreprise se développera. Déplacer des éléments dans votre calendrier et reprogrammer des rendez-vous – tout en veillant à ne jamais manquer une échéance – peut être un défi. Une assistante indépendante peut gérer votre calendrier pour vous, et même vous envoyer des notifications avant une réunion ou lorsque vous devez accomplir une tâche importante.

Gestion des e-mails

Le courrier électronique a tendance à prendre tout notre temps – et pourtant nous arrivons toujours à oublier de répondre aux messages urgents. Votre assistante indépendante peut trier votre boîte de réception pour vous : elle supprime les spams, vous notifie des messages que vous devez voir immédiatement et stocke d'autres messages qui peuvent attendre plus tard. Votre assistante indépendante peut même répondre à certains de ces messages pour vous.

Recherche

Il est courant que les fondateurs de nouvelles entreprises fassent beaucoup de recherches. Vous devrez peut-être découvrir ce que font vos concurrents et d’autres informations clés sur le marché, vous renseigner sur les clients et investisseurs potentiels et rechercher de nouvelles opportunités.

Si vous avez déjà effectué des recherches en ligne, vous savez à quel point les heures passent vite, surtout si vous ne savez pas où chercher ou si vous vous perdez sans cesse. Une assistante indépendante expérimentée en recherche saura où aller pour trouver les informations dont vous avez besoin et se concentrer sur la tâche à accomplir.

Autres tâches administratives

Parmi les autres tâches administratives pour lesquelles vous pouvez envisager d'engager une assistante indépendante, on peut citer :

• la saisie de données

• l’organisation de voyages

• les achats en ligne

• la rédaction et l’envoi de correspondances

• gestion de votre CRM

L’avantage de sous-traiter ces tâches est que vous pouvez trouver une assistante indépendante généraliste qui pratique un tarif abordable. Cela signifie que vous libérez votre temps en éliminant certaines de vos tâches les plus fastidieuses pour un investissement minimal. Si une tâche est une perte de temps pour vous, cela n’a aucun sens de ne pas la déléguer.

Gestion de projet

Que vous ayez une équipe de travailleurs virtuels ou que vous collaboriez avec une autre entreprise, vous avez besoin de quelqu’un pour gérer le projet. Lorsqu’il y a beaucoup de pièces mobiles, vous pouvez être amené à surveiller constamment les progrès, à communiquer avec les membres de l’équipe, à fixer des délais pour chaque nouvelle tâche et à vérifier que chacun atteint ses objectifs. Il peut être préférable de déléguer tout cela à une assistante indépendante expérimentée dans la gestion de projets plutôt que d’essayer de le faire vous-même.

Tâches financières

Une assistante indépendante peut tenir vos comptes à jour. Les tâches à déléguer peuvent inclure la facturation, la gestion des dépenses et d’autres « petites » tâches comptables.

Médias sociaux

Pour gagner en visibilité et rester en contact avec vos clients, vous devez être actif sur les médias sociaux. Le problème est que la création de contenu, la réponse aux commentaires et l’élaboration de stratégies prennent beaucoup de temps. Vous pouvez tirer parti des médias sociaux sans vous éloigner de votre travail en déléguant une partie (ou la totalité) de vos tâches liées aux médias sociaux à une assistante indépendante.

Dans le prochain article, je vous parlerai de « DÉLÉGATION » !

En l’attendant, pourquoi ne pas me contacter pour parler de vous et de vos besoins ?

Adapté et traduit de cet article