Un manuel de l’entrepreneur pour déléguer à une assistante indépendante (2/3)

2ème partie. La délégation

Maintenant que l’on a vu quelles tâches vous pourriez envisager de déléguer à une assistante indépendante, voici la partie peut-être plus complexe, la délégation.

En premier lieu, vous devez déterminer exactement quelles activités peuvent être déléguées. Ensuite, vous aurez à fournir des consignes claires à l’assistante indépendante pour qu’elle soit en mesure d’exécuter les tâches selon vos normes. Enfin, il faudra adopter l’état d’esprit qui vous permettra de vous délester d’une partie de votre activité.

Les meilleures pratiques en matière de délégation

Pour avoir la meilleure expérience possible avec votre assistant indépendante dès le début, il est nécessaire d’apprendre quelques principes de base de la délégation.

Définissez à l’avance quelles tâches vous allez déléguer

Rien ne sert d’essayer de déterminer les tâches à déléguer au fur et à mesure ; il faut le savoir avant même de faire appel à une assistante indépendante. Cela vous permettra de choisir une personne ayant l’expérience et les qualifications requises. Vous pourrez toujours étendre les tâches que vous déléguerez à l’avenir, soit en demandant à la même personne d’en faire plus, soit en faisant appel à une autre assistante indépendante.

Comment intégrer votre assistante indépendante ?

Pour que votre assistante indépendante soit bien intégrée, vous pouvez utiliser certaines des mêmes pratiques que pour la mise en place d’employés à distance. L’ampleur de la procédure d'intégration dépendra de la quantité de travail que l’assistante indépendante effectuera pour vous.

Préparez des instructions

Essayez de vous mettre à la place de votre assistante indépendante. De quel type d'instructions auriez-vous besoin pour accomplir chaque tâche ? Les tâches simples peuvent ne nécessiter qu’une phrase ou deux, tandis que les activités plus complexes peuvent exiger des informations de base ou même une formation à l’utilisation d’un outil particulier. Réfléchissez à la meilleure façon de présenter les informations – parfois une vidéo montrant un processus est plus utile que des instructions écrites.

Pour chaque tâche individuelle que vous définissez, réfléchissez bien à la quantité d’informations dont votre assistante indépendante a besoin. Parfois, il n’est pas nécessaire d’entrer dans les détails (surtout si l’assistante a plus d'expérience que vous dans l’exécution de la tâche), ou cela peut même prêter à confusion. Dans d'’autres cas, cependant, des instructions trop simples peuvent entraîner des erreurs et des malentendus.

Fixez des délais

Il est difficile pour une assistante indépendante de savoir à quoi donner la priorité si les tâches n’ont pas de date limite. Vous courez un grand risque si vous dites à votre assistante indépendante de terminer le travail « dès que possible », car différentes personnes peuvent l’interpréter de différentes manières. Si votre assistante est déjà occupée par le travail d’autres clients, vos tâches risquent de se retrouver au bas de la pile.

Si le délai est flexible, fixez un délai provisoire et faites savoir à votre assistante indépendante qu’il n’y a pas de problème à livrer le travail avec quelques jours de retard. En revanche, si vous avez un délai absolu, vous devez également le communiquer.

Créez un projet

Pour suivre les progrès de votre assistante indépendante et ajouter de nouvelles tâches au fur et à mesure qu’elles se présentent, créez un projet. L’option la plus simple consiste à créer un dossier sur Google Drive, par exemple.

Soyez disponible

Faites en sorte que votre assistante indépendante puisse facilement venir vous voir en cas de doute ou clarifier instantanément les instructions lorsqu’elles ne lui semblent pas claires. Si vous préférez le chat vidéo, restez connecté à votre logiciel préféré à tout moment.

Dans le prochain article, je vous parlerai de lâcher prise et confiance !

Vous aimeriez discuter des tâches que vous pourriez me confier ? N'hésitez pas, contactez-moi !

Adapté et traduit de l'article